НАЙ-ЧЕСТО ДОПУСКАНИ ГРЕШКИ ПРИ ПОДАВАНЕ НА ПРОЕКТНИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА ЗА МЛАДЕЖТА (2016-2020) или Как да си гарантирате успешно преминаване на селекция за административно съответствие?

Грешки

Как да не ги допусна?

1. Несъответствия с нормативни документи и изисквания (Наредба, Указания,Насоки за кандидатстване и др.).

Запознайте се обстойно с публикуваните документи, касаещи обявената конкурсна процедура. Не разчитайте на минал опит. Често се правят промени и е важно да работите по актуалните документи и изисквания.

Препоръки :

1. Подчертавайте  важните неща при четене, за да не ги пропуснете  при разписване на проектното предложение.
2. В края проверете отново!

2. Проектното предложение не отговаря на изискуемия вид.

Щом има изисквания значи има и причини за тях. Понякога те не са ясни за вас, но дори и да ви се струват безсмислени- изпълнете ги!

Например:

1. Проектът е прошнурован в папка – ако документите са поставени в джоб или не са фиксирани в папка съществува риск при тяхното обработване .
2. Проектът е с номерирани страници- лесно ще намерите конкретно приложение и проверка. Същото се отнася и за проверяващите  от финансиращия орган.
3. Документите са подредени в определен ред- при проверка и оценка на проектните предложения се използват стандартизирани контролни листи и формуляри. Съответствието между подредбата на документите и последователността на критериите във формула оптимизира  времето за проверка и оценка на документите, както и за обявяването на резултатите от нея.

3. Липсващи задължителни документи и приложения.

Основните задължителни документи са изписани в Наредба №5/11.08.2016 г. (чл.9). За улеснение на кандидатите те са включени в Насоките за кандидатстване  и в контролния лист. Самоконтролът е важен – така ще сте сигурни , че всички документи са на точното място.

Не разчитайте на възможността липсващите документи да ви бъдат изискани допълнително. Тази възможност съществува само за някои от тях (чл.11,ал.5,т.3 от Наредбата) !

Препоръки :

Проверете лично или помолете друг член на екипа да провери наличието на всички документи!

4. Липсват подписи и печати.

Не ви се вярва ? Да, случва се!

Препоръки:

1.Отбележете с цветни листчета всички места, обозначаващи нуждата от подпис и печат.

5. Липсва заверка върху копие на документ- „вярно с оригинала“ !

Всички администрации изискват такава заверка когато се представят копия на документи.

Ето и правилата:

1.Надписът „Вярно с оригинала“ ! се поставя на всяка страница (при двустранно копие- от двете страни на листа, на който има текст).

2.Надписът се придружава от автентичен подпис на заявителя, тъй като той носи отговорност за истинността на копието.

Препоръки:

1. Наложена е практиката за ползване на печат с текста на заверката „ Вярно с оригинала“ .

2. Не пропускайте заверка при двустранно копиране на документ!

6. Приложено е копие, а не оригинал.

Когато четете нормативни актове, указания, наредби и др. обръщайте особено внимание на изискването на изискуемите документи.

Когато е изписано „копие“ или „заверено копие“ приложете такова. В останалите случаи – приложете оригинал на съответния документ!

7. Не са приложени всички документи в ел.вариант (CD) или са приложени в неподходящия формат.

Обикновено в насоките за кандидатстване  или в Указанията ще намерите текстове, които показват кои от документите  следва да се представят и в електронен вариант. Липсата им е основание за отпадане на проектното предложение от разглеждане по същество.

Кои са подходящите формати:

За документите, които вие сте разработили (проект, бюджет и т.н.) използвайте формата на самия документ (Word, Excel), а не PDF или YPK, които от своя страна  са подходящи за документи от типа на: съдебно решение, актуално състояние и други.

Препоръки:

Проверявайте дисковете със записани файлове на повече от един компютър, за да сте сигурни, че за записани и се отварят без проблем.

8. Липсва придружително писмо по образец.

Защо е важно? Придружителното писмо е документът, на който се полага входящ № в деловодната система на ММС. То е важен носител на информация и служи за коректното разпределение на пакета от документи към съответната дирекция за обработване. Липсата на тази информация води до забавяне, а понякога и до архивиране без осъществяване на дейности при неправилно насочване по компетентност.

Препоръки:

1. Не изпращайте проектно предложение без придружително писмо.

2. Не забравяйте, че то също трябва да е подписано от управляващият организацията или от упълномощено лице.

9. Срок за кандидатстване и срок за доставка.

Срокът за кандидатстване е най-късната дата, на която е възможно проектното предложение да бъде внесено „на ръка“ в деловодството на ММС, партерен етаж, бул. Васил Левски 75.

Срокът за доставка се определя в Насоките за кандидатстване. Задължително условие е датата на пощенското клеймо или на куриерската пратка да съвпада с обявения срок за кандидатстване и организацията да прецени / договори доставка в ММС в определения срок.

Препоръки:

1. Не внасяйте проектното предложение в последния момент (в края на работния ден) – рискувате  документите да не могат да бъдат обработени в деловодната система към съответната дата.

2. Уверете се, че доставката (по поща или с куриер) наистина ще бъде изпълнена в посочения срок. В противен случай предложението може да не бъде прието за разглеждане.